Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным
или безналичным способом. Выдача наличных денежных средств оформляется с
помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен в
программе «1С: Бухгалтерия предприятия» из меню «Касса». Выдача
безналичных денежных средств – с помощью документа «Списание с
расчетного счета».
Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом.Выдача наличных денежных средств
Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».«Выдать:» – копирует строку «Подотчетное лицо»;
«Основание», «Приложение» – заполняется пользователем вручную
«По:» – копирует сведения о документе, удостоверяющем личность подотчетного лица» из карточки физического лица.
Выдача безналичных денежных средств
Выдача безналичных денежных средств оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета». Данный документ доступен из меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки».- Сумма – сумма денежных средств, перечисляемая подотчетному лицу.
- Подотчетное лицо – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Физические лица».
- Получатель – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Контрагенты».
- Счет получателя – счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».
- Назначение платежа – заполняется пользователем вручную.
Задолженность подотчетных лиц
После того, как денежные средства выданы подотчетным лицам, перед сотрудниками формируется задолженность. Состояние данной задолженности можно отслеживать с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».Оформление авансового отчета
Авансовый отчет оформляется для того, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица, т. е. отразить расход выданных ему денежных средств на нужды предприятия.Документ «Авансовый отчет» доступен из меню «Касса».
- Физическое лицо – выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму
- 2. Табличная часть «Авансы»:
Необходимо выбрать документ, по которому был получен аванс. После
выбора документа прописывается «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» и
«Израсходовано». Значение израсходованной суммы можно менять вручную.
- Табличные части «Товары», «Оплата» и «Прочее» предусмотрены для
оформления расходов подотчетного лица. Подотчетное лицо может потратить
выданные ему денежные средства на приобретение товарно-материальных
ценностей, оплату услуг сторонних организаций и т. д.
Оформление перерасхода денежных средств
Зачастую бывает ситуация, когда подотчетному лицу не хватает выданных ему денежных средств для того, чтобы оплатить расходы по нуждам документа. В этом случае подотчетное лицо вынуждено использовать собственные денежные средства, которые предприятие обязано ему вернуть.Оформление остатка денежных средств
Также может возникнуть ситуация, при которой выданные денежные средства расходуются не полностью. В этом случае у подотчетного лица остается часть подотчетной суммы, которую сотрудник должен вернуть предприятию.1. Сумма – сумма остатка подотчетных денежных средств, которая вносится в кассу (заполняется пользователем вручную).
2. Подотчетное лицо – сотрудник, который возвращает остаток подотчетной суммы (выбирается пользователем из справочника «Физические лица»).
«Принято от» копируется из строки «Подотчетное лицо».
«Основание» и «Приложение» заполняются пользователем вручную.
После проведения документа уменьшается задолженность подотчетного лица, а также увеличивается остаток по кассе.